Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje tzw. ustawa stażowa, która wprowadziła do Kodeksu pracy nowe zasady ustalania stażu pracy (nowy art. 302(1) k.p.).
To jednak nie z samego Kodeksu pracy wynika, kiedy nowe przepisy obejmują poszczególnych pracodawców. Decydują o tym przepisy przejściowe ustawy stażowej. Zgodnie z nimi nowe zasady stosuje się:
– od 1 stycznia 2026 r. — w sektorze finansów publicznych,
– od 1 maja 2026 r. — u pozostałych pracodawców.
Pracujesz na etacie? Sprawdź, czy Twój staż wzrośnie.
Prowadzisz firmę? Zobacz, czy musisz przeliczyć staż swoim pracownikom.
Zatem od 1 maja 2026 r. również PRACOWNICY FIRM PRYWATNYCH mogą wystąpić do swoich pracodawców o doliczenie do stażu pracy okresów wcześniejszej aktywności zawodowej poza stosunkiem pracy.
Na mocy nowych przepisów WLICZENIU PODLEGAJĄ OKRESY:
- prowadzenia pozarolniczej działalności,
- pozostawania osobą współpracującą z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą,
- wykonywania umów cywilnoprawnych:
- umowy zlecenia,
- umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
- umowy agencyjnej,
- pozostawania osobą współpracującą z osobą, wykonującą ww. umowy cywilnoprawne,
- pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej,
- pozostawania członkiem spółdzielni kółek rolniczych,
- wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy za granicą.
Doliczenie nowych okresów do stażu pracy może oznaczać:
- zwiększenie wymiaru urlopu wypoczynkowego,
- szybsze nabycie prawa do 10 dni dodatkowego urlopu wypoczynkowego dla pracownika z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności,
- dłuższy okres wypowiedzenia,
- wyższa odprawa ekonomiczna,
- wyższy dodatek stażowy,
- szybsze nabycie prawa do nagrody jubileuszowej.
Nowe okresy zaliczane do stażu mogą mieć też znaczenie dla innych uprawnień pracowniczych, wynikających z przepisów szczególnych czy regulacji wewnątrzzakładowych, jeśli ich nabycie lub wysokość zależy od długości stażu pracy.
Stosując nowe przepisy trzeba pamiętać o rozróżnieniu na staż ogólny i staż zakładowy:
STAŻ OGÓLNY- okresy zatrudnienia u obecnego jak i u wszystkich poprzednich pracodawców – istotny np. dla urlopu wypoczynkowego,
STAŻ ZAKŁADOWY - tylko okresy zatrudnienia u obecnego pracodawcy – istotny np. dla okresu wypowiedzenia.
Przykładowo:
Do STAŻU URLOPOWEGO można doliczyć okres pracy na podstawie umowy zlecenia niezależnie od tego, dla jakiego podmiotu była wykonywana. Przy urlopie liczy się bowiem staż ogólny, czyli łączna aktywność zawodowa pracownika.
Inaczej jest przy ustalaniu OKRESU WYPOWIEDZENIA. Tu znaczenie ma staż zakładowy, a więc okres pracy na rzecz konkretnego pracodawcy. Dlatego do okresu zatrudnienia wpływającego na długość wypowiedzenia można doliczyć tylko takie zlecenie, które było wykonywane na rzecz tego samego podmiotu, z którym pracownik ma umowę o pracę podlegającą wypowiedzeniu.
W praktyce oznacza to, że zlecenie wykonywane u wcześniejszego, innego zleceniodawcy może zwiększyć staż urlopowy, ale nie wydłuży okresu wypowiedzenia u obecnego pracodawcy.
Pracodawca nie doliczy nowych okresów „na słowo”. Trzeba je udokumentować.
Podstawowym dokumentem potwierdzającym zlecenie i działalność gospodarczą jest ZAŚWIADCZENIE Z ZUS.
Wniosek o zaświadczenie do ZUS może złożyć tylko osoba fizyczna, której staż pracy ma zostać potwierdzony. Pracodawca nie zrobi więc tego za pracownika.
BRAK ZAŚWIADCZENIA Z ZUS nie zawsze zamyka drogę do wyższego stażu!
ZUS nie wyda zaświadczenia, jeśli nie ma danego okresu w systemie. Tak może być przede wszystkim gdy:
– zlecenie było wykonywane przez ucznia albo studenta do 26. roku życia,
– praca zarobkowa na innej podstawie niż umowa o pracę była wykonywana za granicą.
Taki okres nadal jednak może zwiększyć staż pracy. Ale TO PRACOWNIK MUSI PRZEDSTAWIĆ DOWODY na jego potwierdzenie, a pracodawca oceni, czy jest to wystarczające.
Co można przedstawić:
- umowy,
- rachunki,
- potwierdzenia przelewów,
- zaświadczenia od zleceniodawcy czy kontrahentów,
- dokumenty podatkowe,
- zagraniczne dokumenty potwierdzające zatrudnienie lub ubezpieczenie,
- inne dokumenty pozwalające ustalić czas wykonywania zlecenia czy potwierdzające prowadzenie działalności w danym okresie
UWAGA! Sama umowa zlecenie może nie wystarczyć. Umowa wskazuje okres, na jaki została zawarta, ale nie dowodzi, że praca była faktycznie wykonywana przez cały ten czas.
Pracodawca ma prawo weryfikować dokumentację przedłożoną przez pracownika.
Pracodawca MOŻE ODMÓWIĆ zaliczenia okresu, jeśli dokumentacja przedstawiona przez pracownika:
• jest niepełna,
• nie pozwala ustalić czasu wykonywania zlecenia/ działalności,
• budzi uzasadnione wątpliwości co do autentyczności.
Jeżeli okres potwierdza zaświadczenie wydane przez ZUS, pracodawca jest nim związany i powinien zaliczyć okres do stażu pracy.
GDY NIE MA ZAŚWIADCZENIA Z ZUS
To pracownik musi wykazać, że faktycznie wykonywał zlecenie/ działalność w danym okresie. Zatem, w takim przypadkach ciężar udowodnienia okresu spoczywa na pracowniku.
Ocena dokumentów musi jednak być obiektywna i nie może prowadzić do stawiania pracownikowi nadmiernych wymagań dowodowych.
Odmowa musi mieć podstawy, ponieważ spór o staż może trafić do sądu pracy.
Dlaczego właściwie konieczne jest zaświadczenie z ZUS?
Zasadniczo, podstawą do zaliczania „nowych” okresów do stażu pracy jest ZAŚWIADCZENIE ZUS potwierdzające:
˗ OPŁACENIE SKŁADEK NA UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE za dany okres – przy działalności gospodarczej.
˗ PODLEGANIE UBEZPIECZENIOM SPOŁECZNYM w danym okresie – przy umowie zlecenia.
Należy pamiętać, że liczy się przede wszystkim okres objęty ubezpieczeniem społecznym, ale są wyjątki.
OKRES „NIEOZUSOWANY” też liczy się do stażu pracowniczego, jeśli brak „ozusowania” wynikał z przepisów prawa, a pracownik odpowiednio ten okres udokumentuje. Zaliczeniu podlega więc m.in. wykonywanie umowy zlecenia przez UCZNIA lub STUDENTA do ukończenia 26 roku życia. Pomimo nie podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym do okresu zatrudnienia wlicza się też okres prowadzenia działalności gospodarczej z „ULGĄ NA START”. Do okresu zatrudnienia wliczany jest też udokumentowany okres wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy przebyty za granicą. Zaświadczenie ZUS potwierdzi tylko okres korzystania z „ulgi na start” i to tylko wtedy, gdy było zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego.
W pozostałych przypadkach nie będzie zaświadczenia z ZUS i TO PRACOWNIK MUSI SAMODZIELNIE UDOKUMENTOWAĆ dany okres.
U pracodawcy prywatnego licznik bije od 1 maja 2026 r.
Jeśli pracownik w dniu 1 maja 2026 r. był zatrudniony na umowę o pracę w firmie prywatnej i nadal tam pracuje to MA 24 MIESIĄCE NA ZŁOŻENIE DOKUMENTÓW potwierdzających nowe okresy. Potem, może być za późno żeby doliczyć staż u obecnego pracodawcy.
Natomiast, jeśli pracownik zatrudnił się w prywatnej firmie PO DNIU 1 MAJA 2026 R., to termin 24 miesięcy na dostarczenie dokumentów do pracodawcy go nie obowiązuje. Możesz udokumentować wcześniejsze okresy aktywności zawodowej od razu przy zatrudnieniu albo później. Ale uwaga! Tu też czas ma znaczenie, bo roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się po 3 latach. Zbyt długie zwlekanie może oznaczać, że pracownik straci korzyści wynikające z dłuższego stażu.
Nowe zasady dotyczące stażu pracy dla pracodawców prywatnych oznaczają, że mogą posypać się wnioski o przeliczenie stażu.
PRACODAWCY PRYWATNI, od 1 maja 2026 r. mają OBOWIĄZEK doliczyć pracownikom do stażu niepracownicze okresy zatrudnienia takie jak: umowy zlecenia, działalność gospodarczą (B2B), pracę zarobkową za granicą, itd.
Ale obowiązują jasne reguły:
· TO PRACOWNIK MUSI ZŁOŻYĆ WNIOSEK i DOSTARCZYĆ DOKUMENTY potwierdzające okresy, które chce doliczyć!
· A PRACODAWCA:
- NIE MUSI DZIAŁAĆ Z WŁASNEJ INICJATYWY, tylko w odpowiedzi na wniosek pracownika.
- MA PRAWO WERYFIKOWAĆ DOKUMENTACJĘ – sprawdzać jej kompletność i autentyczność.
- MOŻE ODMÓWIĆ uwzględnienia okresów, jeśli pracownik nie przedstawi wiarygodnych dowodów lub dokumenty budzą wątpliwości*.
- NIE MA OBOWIĄZKU INFORMOWANIA pracowników o nowych zasadach, ale może to zrobić w ramach dobrej współpracy.
- NIE LICZY PODWÓJNIE nakładających się okresów wykonywania pracy (do okresu zatrudnienia wlicza się tylko jeden okres - najkorzystniejszy dla pracownika).
*Nowe przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku samodzielnego badania wcześniejszej dokumentacji i automatycznego zaliczania do stażu pracy okresów współpracy cywilnoprawnej, nawet jeżeli była ona realizowana z obecnym pracownikiem. Jednakże, MRPiPS w wyjaśnieniach opublikowanych na portalu gov.pl stoi na stanowisku, że w przypadku długotrwałej pracy na umowie zlecenia i następnie na umowie o pracę w tej samej firmie, nie jest konieczne dodatkowe zaświadczenie z ZUS.
Czy doliczenie do stażu nowych okresów zawsze dla pracownika oznacza wyższe świadczenia?
Wszystko zależy od konkretnej sytuacji. Nowe okresy zwiększają staż pracy, ale nie zawsze zwiększą świadczenia zależne od stażu. Istotne jest jakie uprawnienia zależne od stażu pracy wchodzą w grę w przypadku konkretnego pracownika.
Aby ustalić co daje pracownikowi doliczenie nowych okresów do stażu pracy trzeba przeanalizować przepisy powszechnie obowiązujące jak i regulacje wewnątrzzakładowe, określające warunki nabywania uprawnień pracowniczych uzależnionych od stażu pracy i sprawdzić:
1. Jakie uprawnienia stażowe przysługują u danego pracodawcy?
2. Jak dla danego uprawnienia liczony jest staż (ogólny, zakładowy, urlopowy)?
3. Czy pracownik nie osiągnął już maksymalnego poziomu danego uprawnienia?
Może się okazać, że staż pracy pracownika przed doliczeniem nowych okresów już uprawniał go do 26 dni urlopu wypoczynkowego i 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia, a u pracodawcy nie ma ani dodatków stażowych ani nagrody jubileuszowej czy też innych świadczeń zależnych od stażu. W takim przypadku doliczenie nowych okresów do stażu nie przełoży się na zwiększenie uprawnień pracownika.
Zmieniły się zasady zaliczania stażu pracy, nie zaś regulacje dotyczące uprawnień pracowniczych zależnych od stażu pracy. Nowe zasady stażu pracy nie oznaczają, że teraz każdy pracodawca ma obowiązek wypłacać dodatek stażowy czy nagrodę jubileuszową!
To nie staż sam w sobie daje świadczenia, lecz przepisy, które je przewidują.
Co jeszcze trzeba wiedzieć o nowych zasadach ustalania stażu pracy?
W największym skrócie:
Nowe przepisy dotyczą ustalania stażu pracy na potrzeby uprawnień pracowniczych. PUNKTEM WYJŚCIA JEST WIĘC ZATRUDNIENIE W RAMACH STOSUNKU PRACY. Osoby wykonujące pracę na zleceniu albo w ramach B2B nie mogą żądać od zleceniodawcy lub kontrahenta ustalenia stażu pracy. Taki mechanizm działa dopiero wobec pracodawcy, czyli w przypadku zatrudnienia na umowę o pracę. Wcześniejsze okresy aktywności zawodowej mogą jednak mieć znaczenie w przyszłości - po podjęciu zatrudnienia na umowę o pracę. Dlatego już teraz warto zadbać o dokumenty potwierdzające te okresy.
SKALA AKTYWNOŚCI ZAWODOWEJ NIE MA ZAZNACZENIA. Nowe przepisy nie uzależniają doliczenia danego okresu od liczby godzin wykonywania pracy ani wysokości uzyskiwanego wynagrodzenia. Do stażu pracy może zostać zaliczony cały okres wykonywania danej aktywności. np. umowy zlecenia czy prowadzenia działalności gospodarczej niezależnie od wysokości wynagrodzenia, liczby przepracowanych godzin czy skali prowadzonej aktywności.
STAŻ PRACY TO NIE TO SAMO CO STAŻ UBEZPIECZENIOWY. Staż pracy wpływa na uprawnienia pracownicze ze stosunku pracy (to co należy się od pracodawcy), staż ubezpieczeniowy ma znaczenie przy ustalaniu emerytury czy renty. Nowe zasady dotyczą tylko stażu pracy i nie mają wpływu na sposób ustalania emerytury czy renty.
Skomplikowane?
Zapraszamy na szkolenie, które odbędzie się 19 maja 2026 r. Wystarczy zeskanować kod QR ze zdjęcia znajdującego się powyżej.
Wyjaśnienie głównego inspektora pracy:
https://www.youtube.com/shorts/7HmQyW9ExFk
Artykuł z miesięcznika Inspektor Pracy na temat stażu pracy:
https://www.pip.gov.pl/aktualnosci/doliczony-okres-pracy-zwiekszy-urlop-nagrody-i-dodatki
Link do wyjaśnień MRPiPS:
Tutorial ZUS „Stażowe” - jak wypełnić wniosek USP:
https://www.youtube.com/watch?v=Dc-WFYRnWcc