Od 18 października 2026 r. orzeczenia medycyny pracy będą wystawiane wyłącznie elektronicznie i zapisywane w Systemie Informacji Medycznej. Oznacza to zakończenie okresu przejściowego, w którym równolegle funkcjonowała również dokumentacja papierowa.
Jakich orzeczeń dotyczy zmiana przepisów?
Obowiązek sporządzania dokumentów w formie elektronicznej obejmuje orzeczenia związane z oceną zdolności do wykonywania pracy, jak również dokumenty wydawane w szczególnych sytuacjach przewidzianych w przepisach prawa pracy. Zmiana dotyczy m.in. orzeczeń:
- stwierdzających utratę zdolności pracownika do wykonywania dotychczasowej pracy;
- wskazujących na konieczność przeniesienia pracownika na inne stanowisko ze względu na szkodliwy wpływ wykonywanej pracy na jego zdrowie;
- potwierdzających, że określona praca stanowi zagrożenie dla zdrowia młodocianego pracownika;
- stwierdzających brak przeciwwskazań zdrowotnych do zatrudnienia na określonym stanowisku;
- dotyczących objawów mogących wskazywać na rozwój choroby zawodowej;
- potwierdzających niezdolność do wykonywania dotychczasowej pracy w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową, w przypadkach określonych przepisami.
Wersja papierowa
Wprowadzenie elektronicznych orzeczeń lekarskich nie oznacza całkowitego odejścia od dokumentów papierowych. Przepisy przewidują sytuacje, w których nadal będzie można korzystać z tradycyjnej formy. Dotyczy to przede wszystkim przypadków braku dostępu do systemu teleinformatycznego, kiedy lekarz będzie uprawniony do wystawienia orzeczenia w wersji papierowej.
Obowiązek wystawiania orzeczeń w formie elektronicznej nie będzie miał także zastosowania m.in. do wskazanych w przepisach funkcjonariuszy oraz żołnierzy zawodowych.
Orzeczenie lekarskie dostępne na Internetowym Koncie Pacjenta
Od 18 października 2026 r. będzie możliwość korzystania z elektronicznych orzeczeń za pośrednictwem Internetowego Konta Pacjenta (IKP). Dokumenty sporządzone w postaci elektronicznej będą zapisywane i przechowywane w Systemie Informacji Medycznej. Następnie zostaną automatycznie udostępnione osobie, której dotyczą, na jej Internetowym Koncie Pacjenta. Dzięki temu pracownik będzie mógł uzyskać dostęp do swojego orzeczenia bez konieczności przechowywania wyłącznie papierowej wersji dokumentu. Nie oznacza to jednak, że pracownik zostanie całkowicie pozbawiony możliwości otrzymania tradycyjnego dokumentu. Na jego życzenie orzeczenie będzie mogło zostać przekazane również w formie wydruku.
Jednocześnie, brak aktywnego Internetowego Konta Pacjenta (IKP) nie oznacza braku możliwości uzyskania przez pracownika orzeczenia lekarskiego czy wykonania badań.
Elektroniczna forma nie zmienia obowiązków pracodawcy
Cyfryzacja orzeczeń lekarskich nie zmienia także podstawowych obowiązków pracodawcy wynikających z prawa pracy. Wpływa przede wszystkim na sposób wystawiania i przekazywania dokumentów. Dla pracodawców oznacza to konieczność zapewnienia sprawnego obiegu dokumentacji oraz skutecznego odbioru orzeczeń, tak aby elektroniczna forma dokumentów nie powodowała zakłóceń w organizacji pracy.
art. 229 § 4 Kodeksu pracy
Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie.
